Referat Organizacyjny:

Kierownik:  Alicja Podlewska 

tel. 0552762501,
e-mail: sekretarz@dzierzgon.pl

Do zada?? Referatu Organizacyjnego nale??y:
1. Zapewnienie prawid??owej organizacji i sprawnego funkcjonowania Urz�?du, realizacja zada?? wynikaj�?cych z funkcji Burmistrza jako organu wykonawczego Gminy, prowadzenie ca??o??ci spraw zwi�?zanych z obs??ug�? Urz�?du w zakresie zapewnienia materia??owo - technicznych warunków pracy Urz�?du oraz utrzymania prawid??owego jego stanu technicznego, a w szczególno??ci:

A. W zakresie organizacji administracyjno - gospodarczej, kancelaryjno - technicznej funkcjonowania Urz�?du oraz spraw kadrowych pracowników:
1) opracowywanie projektów statutu i regulaminów oraz innych dokumentów dotycz�?cych funkcjonowania Urz�?du,
2) koordynacja dzia??alno??ci komórek organizacyjnych w zakresie okre??lonym przez Kierownictwo Urz�?du,
3) nadzorowanie stosowania przepisów instrukcji kancelaryjnej w Urz�?dzie,
4) prowadzenie rejestru wydanych upowa??nie?? i pe??nomocnictw,
5) prowadzenie rejestru przesy??ek specjalnego rodzaju,
6) prowadzenie ewidencji zasobu bibliotecznego i oprogramowania komputerowego Urz�?du,
7) obs??uga sekretariatu Burmistrza i Sekretarza,
8) przygotowywanie oraz techniczna obs??uga spotka?? z udzia??em Kierownictwa Urz�?du,
9) prowadzenie rejestru delegacji s??u??bowych,
10) prowadzenie rejestru zarz�?dze?? Burmistrza,
11) prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
12) prowadzenie rejestru jednostek organizacyjnych Gminy,
13) prowadzenie ksi�???ki kontroli i dokumentacji z kontroli zewn�?trznej i wewn�?trznej,
14) prowadzenie zbioru o??wiadcze?? maj�?tkowych sk??adanych Burmistrzowi,
15) prowadzenie zbioru o??wiadcze?? odpowiedzialno??ci materialnej pracowników,
16) nadzór nad terminowym za??atwianiem interpelacji i wniosków radnych, przekazywanie ich w??a??ciwym komórkom organizacyjnym w celu merytorycznego rozpatrzenia i udzielenia odpowiedzi,
17) prowadzenie spraw kadrowych kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
18) prowadzenie spraw kadrowych i szkoleniowych pracowników Urz�?du oraz pracowników zatrudnionych w systemie robót publicznych, interwencyjnych, sta??ystów i absolwentów oraz pe??nej dokumentacji zwi�?zanej z zatrudnianiem i zwalnianiem tych pracowników,
19) realizowanie zada?? dotycz�?cych organizacji i za??atwiania skarg, wniosków i postulatów mieszka??ców,
20) prowadzenie prac zwi�?zanych z zabezpieczeniem od strony organizacyjnej prawid??owego przeprowadzenia:
a) wyborów: Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, pos??ów do Sejmu i senatorów do Senatu Rzeczypospolitej Polskiej,
b) wyborów do Parlamentu Europejskiego,
c) wyborów samorz�?dowych,
d) referendum ogólnokrajowego lub gminnego,
e) spisów gminnych i ogólnokrajowych.
21) zapewnienie obs??ugi pocztowej i kurierskiej, ewidencja korespondencji wp??ywaj�?cej do Urz�?du, ewidencja przesy??ek specjalnego rodzaju,
22) zapewnienie ??�?czno??ci telefonicznej, faksowej i elektronicznej,
23) prowadzenie spraw zwi�?zanych z zarz�?dem i utrzymaniem budynku administracyjnego zajmowanego przez Urz�?d,
24) zapewnienie utrzymania czysto??ci w obiekcie, dba??o??�? o ich estetyk�? i wizualizacj�?,
25) prowadzenie zaopatrzenia materia??owego na cele administracyjne, w tym zakup inwentarza ruchomego, materia??ów i maszyn biurowych, ich remonty i konserwacja oraz materia??ów biurowych,
26) prowadzenie gospodarki drukami i formularzami,
27) prowadzenie spraw zwi�?zanych z utrzymaniem samochodów b�?d�?cych w??asno??ci�? Gminy,
28) zarz�?dzanie sieci�? telefoniczn�? i informatyczn�? Urz�?du oraz systemem alarmowym,
29) udzia?? w komisjach inwentaryzacyjnych powo??anych do przeprowadzenia inwentaryzacji w Urz�?dzie, 30) potwierdzanie za zgodno??�? odpisu z orygina??em,
31) prowadzenie archiwum zak??adowego.

B. W zakresie obs??ugi Rady Miejskiej :
1) obs??uga organizacyjna i kancelaryjna Rady oraz komisji Rady, w tym:
a) organizacyjne przygotowanie sesji Rady oraz posiedze?? komisji,
b) opracowywanie materia??ów, w tym protoko??ów, z obrad sesji Rady i posiedze?? komisji,
c) przekazywanie jednostkom organizacyjnym Gminy, kierownikom komórek organizacyjnych oraz samodzielnym pracownikom uchwa?? do realizacji,
d) przesy??anie uchwa?? Rady organom nadzoru, a tak??e do publikacji w Dzienniku Urz�?dowym Województwa Pomorskiego,
e) prowadzenie rejestru uchwa?? Rady,
f) prowadzenie rejestru interpelacji i wniosków zg??oszonych przez radnych,
g) prowadzenie rejestru wniosków i opinii komisji Rady,
h) organizowanie szkole?? radnym.
2) przekazywanie radnym (so??tysom, przewodnicz�?cym zarz�?dów osiedli) materia??ów b�?d�?cych przedmiotem obrad sesji Rady i posiedze?? komisji,
3) opracowywanie zgodnie z wytycznymi Przewodnicz�?cego Rady i Przewodnicz�?cych komisji projektów planów pracy Rady i komisji,
4) obs??uga organizacyjna i kancelaryjna Przewodnicz�?cego Rady i jego zast�?pców,
5) obs??uga administracyjna jednostek pomocniczych Gminy we wspó??pracy z w??a??ciwymi merytorycznie referatami,
6) gromadzenie zbioru przepisów gminnych i udost�?pnianie ich do powszechnego wgl�?du,
7) og??aszanie przepisów gminnych wydawanych przez Rad�?,
8) organizowanie obs??ugi narad zwo??ywanych przez Przewodnicz�?cego Rady,
9) prowadzenie spraw zwi�?zanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów ??awników do s�?dów powszechnych,
10) prowadzenie spraw zwi�?zanych z nadaniem tytu??ów honorowych i odznak osobom szczególnie zas??u??onym dla Gminy,
11) przekazywanie Burmistrzowi uchwa?? Rady, interpelacji, wniosków radnych .

C. W zakresie obs??ugi informatycznej:
1) nadzór nad funkcjonowaniem sieci informatycznej w Urz�?dzie,
2) nadzór nad eksploatacj�? komputerów, drukarek, skanerów, serwera,
3) planowanie i bie??�?ca konserwacja sprz�?tu komputerowego,
4) szkolenie pracowników w zakresie obs??ugi sprz�?tu komputerowego,
5) monta?? i demonta?? sprz�?tu komputerowego oraz ustalanie jego konfiguracji,
6) instalowanie oprogramowania,
7) wymiana danych z innymi bankami danych,
8) tworzenie kopii bezpiecze??stwa danych,
9) prowadzenie ewidencji oprogramowa?? komputerowych,
10) analizowanie stanu i przygotowanie wniosków w sprawie wyposa??enia Urz�?du w sprz�?t komputerowy i oprogramowanie,
11) komputerowe sk??adanie informatora samorz�?dowego i przekazywanie na no??niku elektronicznym lub poczt�? elektroniczn�? do drukarni,
12) redakcja strony internetowej Urz�?du i Biuletynu Informacji Publicznej,
13) obs??uga informatyczna wyborów i spisów.